Der Weg zur Verlagerung von Geschäftsprozessen im Unternehmen (auch bekannt als „Business Process Outsourcing“, BPO) kann schwierig und zeitaufwändig erscheinen. Nichtsdestotrotz kann jedes Verlagerungs-Projekt am Ende Erträge erzielen, welche die investierte Zeit und Energie um ein Vielfaches übertreffen. Entscheidende Faktoren sind nicht nur die Barrieren in der Prozesslandschaft zu erkennen und zu beheben. Vielmehr ist es wichtig, konkrete und messbare Ziele zu formulieren, wohin die Transformation das Unternehmen im Sinne einer Vision führen soll.
Eine Verlagerung von Geschäftsprozessen erfolgt, um dezentral organisierte Funktionen an einem Standort zu zentralisieren und dadurch Synergien zu heben. Der zentrale Standort ist oft ein sogenanntes „Shared Service Center“ das entweder vom Unternehmen selbst oder durch einen externen Dienstleister betrieben wird. Im Zuge einer solchen Verlagerung können die Prozesse transformiert werden, um weiteres Verbesserungspotential zu realisieren.
Wie ein Verlagerungs-Projekt prinzipiell erfolgreich anlaufen kann, zeigen die folgenden sechs Schritte:
- Ziele kommunizieren
Grundvoraussetzung des Erfolgs ist ein deutliches Engagement der Geschäftsleitung für das Projekt. Das macht es nicht nur leichter, die wichtigen Akteure und sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens ins Boot zu holen, sondern ist eine grundlegende Voraussetzung, um einen gemeinsamen Einsatz für die Transformation zu zeigen. Ein relevanter Punkt ist dabei die Kommunikation der Vision, und welche konkreten Ziele mit Hilfe der Verlagerung erreicht werden können, die vorher nicht möglich waren. - Organisation vorbereiten
Der zweite Schritt ist die Bewertung, inwieweit die Organisation bereit für diese Veränderungen ist, nicht nur im Hinblick auf Technologie, sondern insbesondere bezüglich der betroffenen Mitarbeiter. Beim Entwurf der Zeitpläne für die einzelnen Projektschritte sollten den Erwartungen, aber auch den Sorgen der Mitarbeiter Rechnung getragen werden. Am besten beginnt man in der Anfangsphase des Projekts mit der Verlagerung von eher einfach und klar strukturierten Prozessen. Dies schafft Vertrauen und Optimismus. Auf jeden Fall muss ausreichend Zeit für den Wissenstransfer von den aktuellen Mitarbeitern eingeplant werden, damit alle Prozessinformationen an die künftige Organisation übertragen werden können und Detailwissen nicht verloren geht. - Mögliche Risiken antizipieren
Wie in jedem Projekt kann es auch bei der Verlagerung von Geschäftsprozessen zu einer vorübergehenden Situation kommen, in der das Unternehmen mit Herausforderungen umgehen muss. Bei einer Verlagerung kann es beispielsweise in der Stabilisierungsphase zu einem vorübergehenden Rückgang der Performanz einzelner Prozesse kommen. Deshalb empfiehlt es sich vorauszusehen, welche möglichen Risiken auf das Unternehmen zukommen könnten, und einen Maßnahmenplan zu formulieren, der diese Risiken adressiert. - Projekt-Management etablieren
Ein Projekt-Management arbeitet dann effektiv, wenn es den Verlagerungsprozess genauso sorgfältig steuert wie auch eine begleitende Transformation der Prozesse selbst. Geht es beispielsweise um die Auslagerung von buchhalterischen Prozessen, also z. B. um die Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung, dann muss definiert werden wie diese Prozesse nach der Auslagerung strukturiert sein sollen und wer sie auf welche Weise durchführt. Aber natürlich muss vorab genauso festgelegt werden, wie die Verlagerung selbst verlaufen soll. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten sowie ein strikter Zeitplan und eine aktive Kommunikation sind die Eckpfeiler eines stabilen Projekt-Managements. - Durch Governance den Überblick behalten
Ein effektives Governance-Modell zur Steuerung von Entscheidungen, Lösung von Konflikten aber auch zur Findung von Ideen ist ein wichtiges Instrument und führt das Unternehmen durch das gesamte Projekt. Governance-Mechanismen dienen der laufenden Sammlung von Rückmeldungen und Informationen als Hilfestellung für die Steuerungsgremien. Durch kontinuierliches Überwachen der Prozesse, Leistungen und der operativen Performanz kann sichergestellt werden, dass die notwendigen Daten und Informationen transparent vorliegen. Außerdem werden Voraussetzungen für ein effizientes Rückmeldungs- und Berichtswesen gegeben. Die Governance-Mechanismen sind zwecks kontinuierlicher Optimierung auch nach Beendigung der Verlagerungs- und Transformationsphase relevant. - Langfristige Erfolgsmessung einrichten
Selbst wenn das Projekt in der Einführungsphase reibungslos verläuft, ist nicht automatisch sichergestellt, dass die Prozesse auch langfristig optimiert sind und bleiben. Wenn aber vorab die richtigen Bezugsgrößen definiert werden, anhand derer sich der Projekterfolg qualitativ und quantitativ messen lässt, ergibt sich ein entscheidender Vorteil: Mögliche Optimierungspotentiale werden durch aktives und akkurates Messen einzelner Prozesseschritte sichtbar. Somit können Verbesserungsmaßnahmen immer an der korrekten Stelle ansetzen.
Hinter jedem erfolgreichen Verlagerungs-Projekt steht eine klare Geschäftsstrategie. Worauf es also ankommt, ist die fundierte Planung und Vorbereitung aller Schritte, von Beginn an. Zu diesem Zweck nutzen immer mehr Unternehmen Unterstützung von externen professionellen Partnern.